Apteki sieciowe niewątpliwie mają tą przewagę nad indywidualnymi, że do każdego z kluczowych obszarów działania aptek przypisany jest zespół ludzi, którzy skupiają się tylko na tym jednym aspekcie działalności. Mamy więc wyspecjalizowane działy zakupów, marketingu, czy operacyjne, w których pracuje wiele osób. W aptekach indywidualnych zazwyczaj wszystkie te obowiązki spadają na barki właściciela, który nie rzadko jest też kierownikiem swojej apteki.
Jednakże ostatnimi laty, na rynku pojawia się coraz więcej aplikacji i programów które mają za zadanie przynajmniej częściowo zasypać tą przepaść, pomagając w organizacji i automatyzacji czynności, za które w dużych sieciach odpowiada sztab ludzi, na których nie ma miejsca w mniejszych firmach.
Efektywne zarządzanie strategiczne dostawcami
Zarządzanie dostawcami w aptece polega na skutecznym i strategicznym podejściu do nawiązywania, utrzymywania i rozwijania relacji z dostawcami w celu osiągnięcia optymalnych rezultatów dla apteki. Przez dostawców rozumiemy tutaj nie tylko hurtownie, które to fizycznie dostarczają produkty do aptek, ale też producentów – gdyż odpowiednia współpraca z nim ma przełożenie na poziom rentowności sprzedaży. Oto kilka kluczowych elementów efektywnego zarządzania strategicznego dostawcami w aptece:
- Wybór odpowiednich dostawców. Warto przeprowadzić dokładną analizę dostępnych dostawców, uwzględniając w przypadku producentów takie czynniki jak jakość produktów, konkurencyjność cenowa, czy reputacja, ale też popularność produktów na danym terenie. Nawiązanie relacji oznacza inwestycję czasu, podejmując decyzję o współpracy należy zawsze odpowiedzieć sobie na pytanie czy zainwestowany czas przyniesie odpowiedni zwrot w postaci zysku, co przy produktach o małym wolumenie sprzedaży w danej lokalizacji może być wątpliwe.
Narzędzia: wszelkiego rodzaju programy do wizualizacji danych czy szerzej BI (business inteligence) które pomogą określić kluczowy asortyment i dostawców, co nie zawsze bywa oczywiste. - Monitorowanie jakości i terminowości dostaw. Ten punkt dotyczy głównie współpracy z hurtowniami. Skuteczne zarządzanie wymaga stałego monitorowania cen zakupów, terminowości dostaw oraz jakości dostarczanych produktów i warunków transportu. Istotne jest regularne raportowanie wyników i komunikacja z dostawcami w przypadku wystąpienia problemów.
Narzędzia: do monitorowania cen i dat ważności niezbędne jest narzędzie do wizualizacji danych, do raportowania najlepsze są wewnętrzne, elektroniczne systemy obsługi klienta hurtowni. - Negocjacje kontraktów i warunków: Ważnym elementem zarządzania strategicznego dostawcami jest umiejętność negocjowania korzystnych warunków umów i kontraktów. Należy dążyć do uzyskania konkurencyjnych cen, elastycznych warunków płatności, preferencyjnych warunków dostaw oraz dodatkowych korzyści, takich jak programy lojalnościowe czy wsparcie w dziedzinie szkoleń czy promocji.
Narzędzia: oprogramowanie zarządzające raportowaniem do producentów w ramach programów lojalnościowych oraz narzędzie pozwalające w prosty sposób sprawdzić potencjał zakupowy w ramach danego asortymentu - Budowanie długoterminowych relacji: Istotną częścią efektywnego zarządzania strategicznego dostawcami jest budowanie trwałych i partnerskich relacji. Współpraca oparta na zaufaniu, wzajemnym zrozumieniu i komunikacji jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu. Apteka może angażować się w rozwijanie relacji poprzez regularne spotkania, udział w branżowych wydarzeniach, wspólne projekty czy inicjatywy.
Efektywne zarządzanie zapasami
Jednym z najważniejszych aspektów prowadzenia apteki jest skuteczne zarządzanie zapasami leków i innych produktów. Możemy wyróżnić cztery podstawowe aspekty zarządzania zapasami:
- ile produktów zamówić?
- kiedy złożyć zamówienie?
- Które produkty w magazynie wymagają szczególnej uwagi? (Np.: krótkie daty, towar niskorotujący, deadstock itp.)
- Monitoring wysokości stanu magazynowego oraz kluczowych wskaźników.
Istnieją już automatyczne systemy zamówień pozwalają na skrócenie czasu między złożeniem zamówienia, a dostawą, minimalizując ryzyko braków w aptece. W rezultacie, pacjenci mogą być pewni, że potrzebne leki będą dostępne w aptece w odpowiednim czasie. Minusem takich systemów jest częściowe odebranie decyzyjności właścicielowi firmy w zakresie zamówień, co niekoniecznie może być dobrym rozwiązaniem w przypadku mniejszych firm. Alternatywą są półautomatyczne systemy które pilnują ciągłości zamówień, automatyzując część procesów, jednocześnie pozostawiając pole do decyzyjności dla osoby zarządzającej zakupami.
Dzięki systemom informatycznym można monitorować i kontrolować poziom zapasów, jednocześnie przewidując zapotrzebowanie na dany produkt. Nieco inaczej wygląda kwestia kluczowych wskaźników, gdyż te mogą się od siebie różnić w zależności od firmy czy charakterystyki placówki. Dodatkowo każdy manager ma swój preferowany zestaw wskaźników którymi posługuje się w codziennej pracy. Istotną cechą dobrych systemów informatycznych jest czytelność i łatwość w indywidualnej konfiguracji panelu użytkownika, tak aby każdy użytkownik mógł w prosty i szybki sposób odczytać pożądane parametry.
Zarządzanie sprzedażą i ekspozycją
Te dwa parametry poniekąd idą w parze, gdyż zadaniem dobrze zaplanowanej ekspozycji jest m.in. poprawa satysfakcji klienta z dokonywanych zakupów oraz niebezpośredni wpływ na decyzje zakupowe klientów, które to w efekcie przekładają się na sprzedaż.
W kwestii zarządzania ekspozycją (merchandising) systemy informatyczne skupiają się głównie na kontroli ekspozycji. W ostatnich latach prawdziwy rozkwit przeżywają aplikacje, które opierają się na sztucznej inteligencji w celu rozpoznawania obrazu i weryfikowania zgodności ekspozycji z planogramem.
Dla efektywnego zarządzania sprzedażą niezwykle istotne jest również monitorowanie i analiza danych sprzedażowych. Przez analizę danych, takich jak sprzedaż poszczególnych produktów, trendy zakupowe, preferencje pacjentów i efektywność kampanii promocyjnych, można lepiej zrozumieć potrzeby rynku i podejmować trafne decyzje biznesowe.
Warto zwrócić tutaj uwagę na pewną charakterystyczną cechę aptek. Popularne sieci dyskontów spożywczych oferują przeciętnie pomiędzy 2 a 3 tyś. SKU (ang. Stock Keeping Unit – jest to określenie indywidualnego produktu) podczas gdy w przeciętnej aptece jest ich kilka razy więcej, a nie rzadko nawet powyżej 10 tyś. SKU. Przy takiej mnogości produktów które mają w swoim asortymencie apteki monitorowanie sprzedaży jest praktycznie niemożliwe bez odpowiedniego wsparcia aplikacji.
Podobnie jak w przypadku zarządzania zapasami, zarządzanie sprzedażą również opiera się na kluczowych wskaźnikach, które rzecz jasna są inne niż w przypadku zapasów i pozwalają na ocenę efektywności podejmowanych działań sprzedażowych. Nie inaczej jest w kwestii kluczowych wskaźników sprzedaży, które należy wcześniej wytypować a następnie oprogramowanie musi umożliwiać ich codzienne przeliczanie i prezentowanie w przejrzysty i czytelny sposób
Zintegrowana platforma farmaceutyczna Pharmmatic.com
Przykładem rozwiązania szytego na miarę, które ma za zadanie sprostać powyższym wyzwaniom jest platforma farmaceutyczna Pharmmatic.com. Polski startup, którego inicjatorem jest farmaceuta, postawił sobie za cel stworzenie jednego rozwiązania, dedykowanego aptekom, które integruje w sobie narzędzia pozwalające kompleksowo zarządzać zakupami, zapasami, oraz sprzedażą. W skład całego ekosystemu, wchodzą m.in. aplikacje służące do:
- pobierania danych z apteki, aby następnie zasilić nimi pozostałe moduły
- ułatwienia i systematyzacji zakupów pakietowych
- wspierania kontraktowanie i weryfikacji ekspozycji
- wizualizacji danych o zakupach, zapasach, sprzedaży i kluczowych wskaźników, w interaktywnej i przystępnej formie.
W zależności od zapotrzebowania, może ona służyć jako wewnętrzny system na potrzeby firmy prowadzącej aptekę, lub jako system służący do wymiany informacji między podmiotem prowadzącym aptekę a producentem (np. w kwestii zakupów lub weryfikacji ekspozycji).
Startup jest obecnie na etapie testów aplikacji z pierwszymi producentami i aptekami. W optymistycznym wariancie, aplikacja będzie dostępna dla każdego w nadchodzącym kwartale, a podstawowy pakiet funkcjonalności dla aptek będzie bezpłatny – informują twórcy oprogramowania.
Czy platforma odniesie sukces? Pokażą to nadchodzące miesiące. Wierzymy, że sektor aptek indywidualnych wciąż może być konkurencyjny wobec największych sieci i nie jest skazany na wyginięcie, potrzebuje jedynie narzędzi, które pomogą wyrównać szanse – przekonują startuperzy.
