CV a RODO, czyli jak chronić dane osobowe poszukując pracy

apteczny rynek pracy

Jeżeli poszukujesz pracy, CV – dokument zawierający najistotniejsze dane osobowe – stanowi Twoje niezbędne wyposażenie. W obecnych czasach, gdy większość pracodawców prowadzi rekrutację pracowników przez internet, normą stało się wysyłanie życiorysów w formie eleganckich plików do kilkunastu, a nierzadko do kilkudziesięciu podmiotów. Wiele osób czyni to niemal automatycznie, bez wczytywania się w ofertę, nie patrząc nawet, jakich konkretnie danych osobowych wymaga pracodawca. To duży błąd, gdyż podejście danego podmiotu do kwestii danych osobowych wiele mówi o jego profesjonalizmie, ponadto istnieje ryzyko, że ogłoszenie o pracę jest fałszywe i służy jedynie wyłudzeniu danych osobowych.

Wysyłając pracodawcy CV zawierające dane osobowe, zachowujesz nad nimi kontrolę i możesz decydować, co się z nimi dzieje (fot. Shutterstock)

Mgr.farm » Opinie » CV a RODO, czyli jak chronić dane osobowe poszukując pracy

Z niniejszego artykułu dowiesz się:

jakich danych osobowych może żądać od Ciebie pracodawca;
jakie obowiązki ciążą na pracodawcy prowadzącym rekrutację;
jakie prawa przysługują Ci po wysłaniu CV;
jak napisać CV zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych.

Jakich danych osobowych może żądać od Ciebie pracodawca

Musisz wiedzieć, że liczba i rodzaj danych osobowych podawanych w trakcie rekrutacji nie zależą od woli pracodawcy, lecz od przepisów Kodeksu pracy. Katalog danych, które na żądanie musi przekazać kandydat, obejmuje:

imię (imiona) i nazwisko;
imiona rodziców;
datę urodzenia;
miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
wykształcenie;
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

W odniesieniu do pracownika już zatrudnionego pracodawca może żądać dodatkowo numeru PESEL oraz danych osobowych koniecznych do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Ponadto obowiązek podania danych osobowych innych niż wcześniej wymienione może wynikać z przepisów szczególnych (np. gdy wykonywanie danej pracy zależy od posiadania odpowiednich uprawnień, certyfikatów itp.).

Pracodawcy wolno zatem żądać podania jedynie takich danych, na jakie zezwala mu prawo, albo takich, których podanie jest obowiązkowe na mocy przepisów szczególnych. Nie oznacza to, że nie wolno Ci umieszczać w CV dodatkowych danych, np. zdjęcia (wizerunku), posiadanych umiejętności, zainteresowań – jeżeli jednak nie chcesz ich podawać, nie może zmniejszać to Twoich szans na zatrudnienie. Gdyby pracodawca przychylniej oceniał życiorysy wzbogacone o dodatkowe dane, mogłoby to stanowić prawnie zabronioną dyskryminację.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy prowadzącym rekrutację

Niezależnie, czy aplikujesz do małej, lokalnej apteki zatrudniającej kilka osób, czy do sieci, w której pracują setki farmaceutów, Twój potencjalny pracodawca będzie Administratorem danych osobowych, które podasz mu w CV.

Jeżeli umieszcza on publiczne ogłoszenie o pracę (w internecie, w prasie, na słupie ogłoszeniowym), przedstawiając tym samym potencjalnym kandydatom żądanie podania swoich danych osobowych, powinien wypełnić tzw. obowiązek informacyjny.

Reguluje go art. 13 unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) – na mocy tego przepisu pracodawca musi podać:

swoje dane identyfikacyjne (imię i nazwisko osoby fizycznej/firmę osoby prawnej, a także adres siedziby, numer wpisu do KRS, numer NIP) oraz dane kontaktowe (adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu);
dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (jeżeli go wyznaczył);
dane osobowe, których podania wymaga od kandydata;
cele przetwarzania danych osobowych – w omawianym przypadku będzie nim aktualna rekrutacja lub także przyszłe. Pracodawcy nie wolno przetwarzać danych osobowych w celach innych niż te, w których zostały zebrane;
prawną podstawę przetwarzania – w przypadku danych wymienionych w Kodeksie pracy taką podstawą będą przepisy Kodeksu. Pracodawca może zamieścić w ogłoszeniu informację, że kandydat może dobrowolnie podać także inne dane osobowe – wtedy podstawą przetwarzania jest zgoda. Pracodawcy nie wolno przetwarzać danych osobowych bez podstawy prawnej;
informację o odbiorcach danych osobowych, jeżeli takowi istnieją – ma to zastosowanie w przypadkach, gdy do podanych przez kandydata danych osobowych mają dostęp podmioty inne niż Administrator;
informację, czy dane osobowe kandydata są przekazywane do państwa trzeciego lub czy są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania;
okres przetwarzania danych osobowych – najczęściej będzie to okres aktualnej rekrutacji, a jeżeli pracodawca będzie chciał wykorzystać CV także w przyszłości – inny termin. Pracodawcy nie wolno przetwarzać danych osobowych, jeżeli okres ich przetwarzania upłynął (np. rekrutacja została zakończona);
informację o prawie kandydata do dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;
informację o prawie do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie;
informację, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy kandydat jest zobowiązany do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych – pracodawca ma prawo żądać od kandydata danych określonych w Kodeksie pracy i przepisach szczególnych oraz może uzależnić zawarcie umowy o pracę od ich podania;
informację o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego – w Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Profesjonalny i prawnie świadomy pracodawca umieści w ofercie pracy wszystkie powyższe elementy lub prześle je niezwłocznie na Twój adres e-mail po otrzymaniu CV. Niespełnienie któregokolwiek z powyższych punktów powinien wzbudzić Twoje wątpliwości, czy warto na takie ogłoszenie odpowiadać. Wystrzegaj się też ogłoszeń anonimowych (np. z podanym jedynie numerem telefonu czy adresem e-mail) – jest bardzo prawdopodobne, że mogą służyć do wyłudzania danych osobowych.

Jakie prawa przysługują kandydatowi po wysłaniu CV?

Musisz mieć świadomość, że wysyłając pracodawcy CV zawierające dane osobowe, zachowujesz nad nimi kontrolę i możesz decydować, co się z nimi dzieje. Przysługujące Ci prawa zostały wymienione przy omawianiu obowiązku informacyjnego – teraz nadszedł czas na ich szczegółową charakterystykę.

Prawo dostępu do danych umożliwia Ci żądanie od pracodawcy informacji, jakie dane dotyczące Ciebie przetwarza. Może być przydatne, np. gdy wysłałeś dużo różnych CV i nie możesz ustalić, jakie dane podałeś konkretnemu podmiotowi.

Podczas pisania życiorysu każdemu może zdarzyć się błąd w zapisie danych osobowych (np. nieprawidłowa data urodzenia, błędny okres poprzedniego zatrudnienia), który możemy sprostować dzięki prawu do poprawiania danych osobowych.

Z prawa do usunięcia danych osobowych najczęściej przyjdzie Ci skorzystać, gdy pracodawca mimo zakończonej rekrutacji nadal przetwarza Twoje dane osobowe, nie uzyskawszy na to zgody.

W odniesieniu do danych osobowych, które pracodawca przetwarza na podstawie zgody (np. wizerunku na zdjęciu), przysługuje Ci prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie.

Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której jako kandydat szukający pracy musiałbyś skorzystać z prawa do ograniczenia przetwarzania (przetwarzanie jest „zamrażane” na określony czas i w prawnie określonym celu, np. na czas ustalenia ich prawidłowości), prawa do wniesienia sprzeciwu (jeżeli wybrałeś inną ofertę, pracodawca powinien i tak usunąć dane po zakończeniu rekrutacji – z własnej inicjatywy lub po Twoim żądaniu) lub prawa do przeniesienia danych do innego podmiotu. Powyższe prawa z pewnością będą możliwe do wykorzystania, gdy przyszły pracodawca Cię zatrudni.

Jak napisać CV zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych

Jak zapewne pamiętasz, w swoim życiorysie powinieneś umieścić jedynie te dane osobowe, których pracodawca może żądać od Ciebie zgodnie z Kodeksem pracy. Jeżeli z własnej inicjatywy chcesz wzbogacić CV o dodatkowe dane (np. zdjęcie), jak najbardziej możesz to zrobić.

REKLAMA

Aby pracodawca nie musiał wczytywać się w CV i oceniać podstawy przetwarzania każdej kategorii danych osobowych z osobna, najlepiej objąć je zbiorczą zgodą na przetwarzanie danych osobowych w celu przeprowadzenia aktualnej lub także przyszłych rekrutacji (jest to zależne od Twojej decyzji). Zgodę taką zaleca się umieścić na każdej stronie życiorysu, np. w stopce (czytaj również: Co musi zawierać Twoje CV, żeby zwiększyć szanse na znalezienie nowej pracy?).

Klauzule dotyczące przetwarzania danych osobowych stały się powszechne jeszcze przed nastaniem RODO – w internecie możesz odnaleźć wiele ich wzorów. Klauzula powinna składać się z takich elementów, jak:

jednoznaczne oświadczenie wyrażające zgodę, np. „udzielam zgody”, „zgadzam się”;
informacja, jakiemu podmiotowi udzielasz zgody oznaczenie danych osobowych, na których przetwarzanie się zgadzasz, np. „danych umieszczonych w CV i/lub w dołączonych dokumentach”;
oznaczenie celu przetwarzania, np. „rekrutacji” albo „obecnie prowadzonej, a także przyszłych rekrutacji”;
oznaczenie stanowiska, na które aplikujesz – to bardzo ważne, gdy pracodawca prowadzi kilka rekrutacji jednocześnie. Jeżeli aplikujesz na stanowisko A, pracodawca nie może wykorzystać Twojego CV w rekrutacji na stanowisko B.

Poniżej przykładowa klauzula:

Udzielam zgody na przetwarzanie przez [dane pracodawcy] moich danych osobowych umieszczonych w CV i/lub dołączonych do niego dokumentach w celu przeprowadzenia rekrutacji na stanowisko [nazwa stanowiska].

Opcjonalnie możesz dodać:

Ponadto udzielam zgody na przetwarzanie wspomnianych wyżej danych osobowych także w celach rekrutacji przeprowadzanych przez [dane pracodawcy] w przyszłości (lub przez czas określony).

Zgoda może być też niejako domniemana, ponieważ nie ma wymogu formy, w jakiej ma być udzielona. Na ten moment można uznać, że samo wysłanie CV w związku z konkretnym stanowiskiem jest wyrażeniem opisywanej zgody. Należy pamiętać, żeby nie wysyłać danych wrażliwych (dane szczególnej kategorii), np. danych o stanie zdrowia lub poglądach politycznych.

Podsumowanie

Przesłanie życiorysu jest zazwyczaj pierwszym kontaktem między Tobą a potencjalnym pracodawcą, zatem chcesz, by wywołał u niego jak najlepsze wrażenie. Nie powinieneś jednak przedkładać tego wrażenia nad swoje prawa w dziedzinie ochrony danych osobowych.

Pamiętaj, że jeżeli nie chcesz podawać danych osobowych, które nie są prawnie wymagane, pracodawca nie może Cię do tego zmusić ani gorzej z tego powodu traktować. Czytając ogłoszenia o pracę, zwracaj uwagę, czy zawierają wszystkie wymagane informacje, a po wysłaniu CV nie wahaj się korzystać z praw, jakie przysługują Ci w stosunku do zawartych w nich danych osobowych.

Pisząc CV, zadbaj, by znalazły się w nim tylko takie dane, jakie są prawnie wymagane, oraz takie, które chcesz umieścić w nim z własnej woli.

Na końcu nie zapomnij o odpowiedniej klauzuli, aby przyszły pracodawca nie musiał się zastanawiać, czy ma prawo przetwarzać Twoje dane.

Jeżeli zastosujesz się do powyższych wskazówek, znacząco zwiększysz bezpieczeństwo swoich danych osobowych, co w obecnych czasach jest wielką wartością.

Autorzy