W przypadku aptek już korzystano z tego rozwiązania podczas składnia wniosków o przyłączenie się apteki do platformy P1. Niestety ale do dziś nie wykorzystano maksymalnie potencjału tego narzędzia w przypadku rozliczeń aptek z NFZ i zestawień refundacyjnych…

Proces rozliczania się apteki z NFZ jest wieloetapowym zadaniem. Na jego początku każda apteka musi wygenerować w swoim systemie informatycznych zestawienie wydanych leków refundowanych. Znajdują się w nim numery recept i dane świadczeniobiorcy w postaci pliku w formacie XML. Następnie należy zalogować się do systemu informatycznego NFZ przy pomocy hasła i nr apteki w systemie NFZ.

Zgodnie z polityką NFZ, hasło apteki trzeba zmieniać zgodnie z określonym formatem i długością. Ciągłe monity i wymuszanie zmiany hasła apteki w portalu są irytujące, bo hasło i tak zapamiętuje przeglądarka. Jest ono tak samo bezpieczne zmieniane raz w miesiącu, jak i raz na pół roku. Na tym etapie EPUAP również byłby przydatny zamiast hasła które jest mniej bezpieczną formą autoryzacji.

Po zalogowaniu się do systemu NFZ apteka wskazuje plik z zestawieniem XML i go wysyła. Następnie jest on przetwarzany i sprawdzany przez NFZ pod kątem zgodności przesłanych danych ze stanem faktycznym i przepisami. Jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie apteka składa zlecenie generacji szablonu. Szablon zwiera posumowanie zrealizowanych recept i ostateczną kwotę refundacji do wypłacenia aptece. Po jego zatwierdzeniu pojawia się możliwość jego pobrania końcowego zestawienia zbiorczego w formacie PDF lub XML.

Papierowe zestawienie w dobie cyfryzacji

Dopiero pobrane, wydrukowane, opieczętowane i odręcznie podpisane końcowe zestawienie zbiorcze może być wysłane zwrotnie pocztą do NFZ. Data jego wpłynięcia do siedziby NFZ oznacza termin od jakiego NFZ uznaje proces rozliczenia apteki za zakończony. Następnie od tej daty zgodnie z umową następuje wypłata refundacji na konto apteki…

Jak duże ma to znaczenie, szczególnie dla małych aptek z dużą kwotą refundacji, chyba nie muszę tłumaczyć… Jedynym beneficjentem tego opóźnienia jest budżet NFZ. Wypłaca należną aptekom refundacje z kilkudniowym „poślizgiem”, jaki wiąże się z tą biurokratyczną i zawiłą procedurą rozliczenia. Niewątpliwie korzysta też na tym Poczta Polska, szczególnie po ostatniej podwyżce kosztu wysłania listu poleconego priorytetowego do kwoty 8,80 zł za list. Pojedyncza apteka wysyła taki list min. 2 x w miesiącu.

Nie wiedzę żadnego logicznego uzasadnienia dlaczego cały, odbywający się elektronicznie, proces rozliczenia apteki z NFZ nie miałby się również kończyć w sposób elektroniczny?! Bez konieczności wysyłania listów i marnowania papieru na wydruki danych, jakie przecież znajdują się już w portalu świadczeniodawcy?

Proste rozwiązanie

Co należało by zrobić, aby usprawnić ten proces? Recepta na to jest prosta. Na ostatnim etapie rozliczenia, kiedy końcowe zestawienie zbiorcze jest już wstępnie zatwierdzone przez aptekę, należy umożliwić osobie reprezentującej podmiot prowadzący aptekę i kierownikowi apteki podpisanie takiego zestawienia przy pomocy profilu zaufanego EPUAP.

Jeśli w rozliczeniu wykazano osoby korzystające ze świadczeń na podstawie poświadczenia wydanego przez NFZ lub posiadaczy karty EKUZ należy umożliwić dołączenia do podpisanego zestawienia skanów recept i dokumentów poświadczających prawo do leków zniżkowych w formie plików jpg, które byłby wgrywane bezpośrednio do portalu NFZ. Wtedy apteka miałaby szanse na szybkie zakończenie całej procedury rozliczeniowej. Z kolei NFZ posiadał komplet dokumentów w formie zdigitalizowanej bez konieczności gromadzenia ich papierowych kopii w archiwach. Potwierdzenie złożenia kompletu wymaganych dokumentów i podpisania zestawienia apteka powinna otrzymywać wyłącznie w formie elektronicznej na e-mail. Dodatkowo kopia powinna być przechowywana na portalu NFZ tak, aby możliwa była szybka weryfikacja faktu zatwierdzenia i podpisania zestawienia refundacyjnego przy pomocy EPUAP.

W okresie przejściowym klasyczne papierowe i elektroniczne zestawienia powinny funkcjonować równolegle by po ok. 1 roku przejść na wyłącznie formę elektroniczną…