W lipcu 2020 r. do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wpłynął wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej podatku od towarów i usług. Spółka chciała otrzymać potwierdzenie o prawie do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, otrzymanych w formie papierowej, ale archiwizowanych i przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej.
– W ramach prowadzonej działalności, Wnioskodawca nabywa znaczne ilości towarów i usług, których zakup jest udokumentowany fakturami, wystawianymi przez część kontrahentów w formie papierowej. Faktury te są obecnie przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały oryginalnie otrzymane (papierowej), co wiąże się ze znacznymi kosztami. Wobec powyższego, Spółka zamierza wprowadzić zmiany w systemie przechowywania faktur, które pozwolą na ograniczenie kosztów w tym zakresie – czytamy w opisie sprawy.
Aktualne procedury w sieci aptek
Firma we wniosku opisała dwie procedury obrotu fakturami, które obecnie w niej obowiązują. Jedna dotyczy faktur dokumentujących zakup towarów do aptek. Druga natomiast związana jest z fakturami dokumentującymi zakupy inne niż towarów do aptek (czytaj również: Odwrócony łańcuch dystrybucji, fikcyjne faktury i czujne oko skarbówki…).
W pierwszym przypadku każda z aptek, w których spółka prowadzi działalność gospodarczą, posiada system do ewidencji transakcji zakupu i sprzedaży aptek KS-AOW. Jest on zintegrowany z głównym systemem księgowym Spółki KS-FKW. W tej procedurze, oprócz faktury papierowej funkcjonuje również elektroniczny obraz faktury (EOF) w formacie XML.
– OF nie stanowi skanu ani kopii faktury – jest to plik elektroniczny generowany wraz z fakturą papierową przez system fakturujący dostawcy towaru. Faktura papierowa i EOF zawierają identyczne (nie podobne, lecz takie same) dane, tym samym EOF zawiera wszystkie niezbędne elementy faktury. EOF sam w sobie nie posiada dookreślonej szaty graficznej – po otworzeniu EOF w systemie księgowym przedstawia on identyczne dane co faktura papierowa, ale wygląd graficzny zależny jest od systemu, w którym jest otwierany (w tym wypadku od systemu księgowego spółki) – czytamy w aktach sprawy.
We wniosku do dyrektora KIS firma wskazuje, że obecnie tworzenie rejestru VAT oraz rozliczeń podatku nie opiera się na fakturach papierowych, ale wyłącznie na plikach EOF. Te są przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce lub poza nią. W każdym momencie możliwy jest natychmiastowy dostęp do nich. Dlatego firma rozważa zmianę powyższej procedury w ten sposób, że po zapisaniu EOF w systemie księgowym oraz po otrzymaniu faktury papierowej i zapisaniu w systemie KS-AOW daty otrzymania faktury papierowej, faktury papierowe będą niszczone.
Podobną zmianę firma rozważa także w procedurze obrotu fakturami dokumentującymi inne zakupy niż te dotyczące towarów do aptek. W tej sytuacji faktury papierowe miałyby podlegać skanowaniu i zapisywaniu w systemie Workflow. Dokumenty papierowe również byłyby niszczone (czytaj również: Stanowisko KIS w sprawie paragonów i faktur z aptek budzi wątpliwości. Ekspert wyjaśnia…).
Czy konieczne jest archiwizowanie faktur papierowych?
Zanim spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowych procedur, skierowała się z wnioskiem do dyrektora KIS, aby rozwiać wątpliwości dotyczące wpływu zmian sposobu archiwizacji faktur na prawo do obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. We wniosku firma przedstawiła zdanie – uargumentowane interpretacją obowiązujących przepisów – że nawet po zniszczeniu papierowych faktur i ich archiwizowaniu w formie elektronicznej, ich rozliczenie jest zgodne z zapisami ustawy o VAT (czytaj również: Faktura w aptece? Pacjent musi zgłosić to przed zakupem…).
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przyznał rację wnioskodawcy. Wskazał, że z obowiązujących przepisów nie wynika konieczność, aby wersja elektroniczna faktury wyglądała identycznie jak wersja papierowa tej faktury. Warunek braku zmiany treści faktury (integralności treści), nie dotyczy formatu faktury w formie elektronicznej. Jednocześnie prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej przechowuje on faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie (czytaj również: Apteka rozliczała “puste faktury” za usługi reklamowe. Urząd Skarbowy przeprowadził kontrolę…).
– Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami. Z przedstawionego opisu wynika, że sposób w jaki Spółka – w podziale na okresy rozliczeniowe – będzie przechowywać otrzymane faktury papierowe, tj. zarówno w postaci zapisanych w systemie księgowym skanów tych faktur bądź w postaci EOF pobranych z systemu informatycznego dostawcy towarów, będzie zapewniał łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur (nawet pomimo innej szaty graficznej EOF), od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego – czytamy w treści decyzji Dyrektora KIS.
Uznał on, ze archiwizowanie i przechowywanie faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionych przez firmę procedur będzie zgodne z przepisami ustawy. Spółka zachowa też na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur archiwizowanych i przechowywanych zgodnie z opisanymi procedurami wyłącznie w formie elektronicznej, nawet po zniszczeniu oryginalnych (papierowych) faktur VAT.
Sygn. akt 0111-KDIB3-3.4012.435.2020.2.JS z 4 listopada 2020 r.
©MGR.FARM
