Pacjenci zostawiają w aptekach sporo gotówki. Choć w dzisiejszych czasach zdecydowanie popularniejsze są płatności bezgotówkowe (np. z użyciem kart płatniczych), w aptekach nadal dominuje „tradycyjna” waluta. Starsze osoby – najczęstsi bywalcy aptek – niekoniecznie radzą sobie z nowoczesnymi formami płatności. Płacą więc głównie gotówką. W rezultacie pod koniec dnia w aptecznej kasie jest jej zdecydowanie więcej niż w innych placówkach handlowych.
Co apteki robią z gotówką? Wyjścia są dwa. Zgromadzoną w aptece gotówkę można wpłacić do banku na rachunek apteki lub wykorzystać ją do opłacenia bieżących rachunków lub faktur. Codzienne wizyty w banku są czasochłonne i ryzykowne, a zamówienie konwoju firmy ochroniarskiej często nieopłacalne. Dlatego większość aptekarzy wybiera drugą opcję. Gotówka służy więc do płacenia mniejszych faktur z hurtowni farmaceutycznych. Najczęściej odbierają kierowcy dostarczający leki z hurtowni i wpłacają bezpośrednio na konto firmy (czytaj również: Faktura na podstawie paragonu. Co zmienia się od 1 stycznia 2020 roku?).
Do tej pory uważano, że takie rozwiązanie jest zgodne z przepisami, o ile kwota na żadnej z faktur nie przekraczała 15 000 zł – a więc limitu wprowadzonego od 1 stycznia 2017 roku w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Problem w tym, że w ostatnich miesiącach 2019 roku Ministerstwo Finansów przedstawiło swoją interpretację przepisów, która zupełnie zmienia sytuację…
Jedna faktura czy suma zobowiązań?
Jak wskazuje Ewa Kłoda – doradca podatkowy Śląskiej Izby Aptekarskiej – już w 2017 r. przepis wzbudził sporo kontrowersji. Pojawiały się bowiem wątpliwości co to jest transakcja powyżej 15 000 zł? Część interpretacji uznawała, że chodzi o pojedynczą fakturę do jednego zamówienia (o ile nie jest to faktura częściowa do jednej umowy – wówczas wartość umowy jest transakcją), co oznaczało, że faktury za towary handlowe do kwoty 15 000 zł można było płacić gotówką. Co innego jednak wynika z informacji jaką niedawno przedstawiło Ministerstwo Finansów.
A wynika z niej, że kwota 15 000 zł limitu dla transakcji gotówkowych dotyczy wartości brutto (z podatkiem VAT). Jeżeli z dostawcą towarów lub usług nie łączy płatnika żadna umowa i dostawa następuje każdorazowo na odrębne zamówienie, transakcją jest pojedyncza faktura. Wtedy też dopiero kwota brutto tej faktury, przekraczająca 15 000 zł, obliguje płatnika do zapłaty za pośrednictwem banku. Problem pojawia się jednak, jeśli płatnika (np. aptekę) łączy ze sprzedającym (np. hurtownią) umowa.
– Jeżeli mamy umowę bez określenia minimalnej miesięcznej kwoty zamówień i każda dostawa realizowana jest na podstawie zamówienia jednorazowa wartość transakcji odnosi się do wartości poszczególnych zamówień. Jeżeli jednak umowa określa minimalną wartość zakupów np. za okres miesiąca to jednorazowa transakcja jest sumą wszystkich faktur w miesiącu i jeżeli jest większa od 15 000 zł to od pierwszej faktury płacimy przelewem. W przypadku kwoty mniejszej od 15 000 zł płacimy od pierwszej faktury, która przekracza licząc od początku miesiąca kwotę 15 000 zł – podaje Ewa Kłoda.
Jak wskazuje Tomasz Bek – radca prawny i partner w AXELO Prawo i Podatki dla Biznesu – istnienie umowy oraz jej warunki rzutować będą na kwalifikowanie danych operacji jako jednorazowej transakcji lub jako odrębnych transakcji. Jego zdaniem w takich sytuacjach konieczna będzie analiza konkretnego przypadku.
– Ogólnie rzecz ujmując przepisy Prawa przedsiębiorców odnoszące się do „jednorazowej wartości transakcji” mają dotyczyć ogólnej wartości wierzytelności z jednego stosunku umownego. Przykłady sformułowane przez ministerstwo mają to odzwierciedlać, stąd opierają się na takich elementach jak istnienie umowy, składanie zamówień, określenie z góry wartości umowy etc. – komentuje Bek.
Jaką umowę apteka ma z hurtownią?
Radca prawny AXELO podkreśla, że w odniesieniu do aptek będzie miało to wpływ zależnie od tego jaka jest treść umów/zasad współpracy danej apteki z hurtownią. Jego zdaniem jeśli taka umowa współpracy zakłada dostawę określonego rodzaju produktu medycznego co miesiąc za kwotę np. 10 tys zł, a umowa trwa więcej niż 1 miesiąc, to można przyjąć, ze jednorazowa transakcja będzie przekraczać próg 15 tys zł. Wtedy wszystkie płatności – nawet na najmniejsze faktury – muszą być dokonywane przelewem. W przeciwnym wypadku przedsiębiorcy grożą określone konsekwencje.
– Przedsiębiorcy, którzy rozliczą jednorazowe transakcje powyżej 15 000 złotych w gotówce, a nie za pośrednictwem rachunku bankowego, nie mogą zaliczyć takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów. Musisz również pamiętać, że w przypadku naruszenia przepisów o limicie transakcji gotówkowych, wyłączeniu z kosztów podlega nie tylko nadwyżka ponad 15 000 złotych. Jeżeli wartość transakcji przekracza limit ustawowy, to zapłata gotówką powoduje, że cała kwota zapłacona z pominięciem rachunku bankowego nie może zostać zaliczona do kosztów podatkowych – informuje na swoich stronach Ministerstwo Finansów.
Ewa Kłoda w komunikacie opublikowanym na stronie Śląskiej Izby Aptekarskiej radzi by z tzw. ostrożności podatkowej, dostosować się do zasad przedstawionych przez Ministerstwo Finansów. A oznacza to, że na ten moment jedynie transakcje bez zawartej umowy o kwocie nieprzekraczającej 15 000 zł mogą być dokonywane przelewem na dowolne konto, bądź gotówką.
Jednocześnie przypomina, że od 1 stycznia 2020 r obowiązuje kolejna nowelizacja w przepisach podatkowych, dotycząca tzw. białej listy podatników. W rezultacie wszystkie przelewy powyżej 15 000 zł, muszą być dokonywane na konto znajdujące się na tzw. białej liście. Jeśli dokonano płatności na konto spoza listy należy w ciągu 3 dni wysłać na adres Urzędu Skarbowego dostawcy towarów druk ZAW-NR.
– Wśród zapowiadanych kolejnych zmian jest wydłużenie terminu wysyłki ZAW – NR aż do 7 dni (!) oraz możliwość uznania za koszty uzyskania przychodu faktury zapłacone na konto spoza białej listy, pod warunkiem, że zostały zapłacone z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności – podsumowuje Kłoda.
