Wystawianie faktur w aptece. Izba przygotowała przejrzyste opracowanie…

Temat wystawiania faktur w aptekach od pewnego czasu rodzi wątpliwości i pytania. To czy apteka może wystawić taki dokument zależy bowiem nie tylko tego, dla kogo jest ona wystawiana, ale również od tego jakie produkty się na niej znajdą. Jednocześnie, za wystawienie faktury lub zbycie leku w sposób niezgodny z przepisami, grożą poważne konsekwencje (łącznie z karą więzienia). To sprawia, że w gąszczu przepisów bardzo trudno się zgubić. Dlatego też Dolnośląska Izba Aptekarska przygotowała krótkie opracowanie, które rozwiewa wszystkie wątpliwości (czytaj również: Faktura w aptece? Pacjent musi zgłosić to przed zakupem…).

Wystawiane faktur dla pacjentów i odbiorców

Jak wskazuje autorka opracowania – mgr farm. Małgorzata Łęt, Przewodnicząca Komisji Legislacyjnej DIA – zgodnie z interpretacją sądów i izb skarbowych pojęcia Nabywca, Płatnik oraz Odbiorca nie są tożsame.

• Nabywca – to ten, kto nabywa towar. Nie ma znaczenia czy będzie z niego korzystał ani za niego płacił. Dla Sprzedawcy to strona transakcji.
• Płatnik – to ktoś kto płaci za towar
• Odbiorca – to ktoś kto odbiera towar

Ani Płatnik ani Odbiorca nie jest stroną transakcji w kontekście podatkowym. Na fakturze te dane mogą się znaleźć ale nie są obowiązkowe i nie mogą zastąpić danych Nabywcy. W przypadku kiedy Nabywcą jest instytucja publiczna istotne jest aby na fakturze znalazły się odrębnie dane Nabywcy i Odbiorcy (czytaj również: Faktura na podstawie paragonu. Co zmienia się od 1 stycznia 2020 roku?).

W przypadku korzystania z oprogramowania, które nie daje możliwości wypełnienia danych odbiorcy w osobnym polu to informacja o Odbiorcy może być podana w uwagach do faktury.

Odnosząc to do sytuacji pojawiających się w aptece:

Wystawianie faktur dla podmiotów prowadzących działalność leczniczą 

Zgodnie z art.96 ustawy – Prawo farmaceutyczne dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą: produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyroby medyczne wydawane są na podstawie zapotrzebowania, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie w sprawie zapotrzebowań oraz wydawania z apteki produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego  przeznaczenia żywieniowego i wyrobów medycznych.

W przypadku preparatów zawierających środki odurzające lub substancje psychotropowe mogą być one wydane tylko na podstawie zgody otrzymanej od WIF wskazującej konkretną aptekę realizującą zapotrzebowania. Zapotrzebowanie na tę grupę produktów leczniczych stanowi załącznik do rozporządzenia w sprawie w sprawie środków odurzających, substancji psychotropowych, prekursorów kategorii 1 i preparatów zawierających te środki lub substancje. Zgody takie wydawane są zarówno podmiotom wykonującym działalność leczniczą jak i podmiotom weterynaryjnym.

W przypadku wydawania produktów leczniczych i wystawiania faktur na podmioty prowadzące działalność weterynaryjną podstawą wydania jest recepta weterynaryjna z adnotacją „do użytku własnego” („ad usum proprium”). Dla podmiotu gospodarczego nie prowadzącego działalności leczniczej produkty lecznicze OTC (za wyjątkiem produktów zawierających substancje psychoaktywne) wydaje się i wystawia fakturę VAT bez zapotrzebowania. Podmiot gospodarczy prowadzący obrót produktami leczniczymi (np. hurtownia) nie może nabyć w aptece produktów leczniczych. Ograniczenie to nie dotyczy wyrobów medycznych, kosmetyków, suplementów, środków specjalnego przeznaczenia żywieniowego.

Informacje o fakturach wystawionych na nabywcę będącego podmiotem gospodarczym przekazywane są do ZSMOPL. W przypadku podmiotów prowadzących działalność leczniczą sprzedaż na zapotrzebowanie wymaga zweryfikowania czy podmiot znajduje się w rejestrze podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Apteka jest zobowiązana prowadzi ewidencję zrealizowanych zapotrzebowań. Podmiot wystawiający zapotrzebowanie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji wystawionych zapotrzebowań. Zapotrzebowanie należy uzupełnić wydrukiem zawierającym nazwę towaru, ilość, serię, datę ważności. W aptece która korzysta z programu Kamsoft można wydrukować zapotrzebowanie zgodne ze wzorem do rozporządzenia pod warunkiem, że zostanie wybrana sprzedaż na zapotrzebowanie lub receptę.

Źródło: ŁW/DIA