Niemniej zdaniem ekspertów, wykonywanie szerokiej kompetencji ordynacji leków wymaga posiadania zestawu dokumentów, które będą dowodziły prawidłowości podjętych decyzji terapeutycznych. Farmaceuta musi mieć również możliwość wykazania, że spełniona była przesłanka uprawniająca do wystawienia recepty farmaceutycznej (istnienie stanu zagrożenia zdrowia pacjenta).
– W przypadku refundowanych recept pro auctore i pro familia, udowodnienie istnienia podstaw do ordynacji jest również istotne z perspektywy uprawnień weryfikacyjnych NFZ oraz ewentualnej odpowiedzialności finansowej farmaceuty za nienależną refundację – czytamy.
A co z RODO?
Eksperci wskazują na przepisy RODO, zgodnie z którymi, zarówno recepta, jak i recepta farmaceutyczna, powinny być wystawiane w oparciu o przyczyny ich wydania. Są to art. 6 ust. 1 lit. b i c w zw. z art. 9 ust. 1, 2 lit h. RODO. Farmaceuta jest więc prawnie zobowiązany do udokumentowania stanu zdrowia pacjenta, który uzasadnił decyzję ordynacyjną. A w przypadku recepty farmaceutycznej – do dokonania wpisu w jej treści.
– Obowiązek należytego udokumentowania przyczyn wydania recepty oraz recepty farmaceutycznej przewidują też przepisy art. 96 ust. 4b P.f. (wykaz recept) oraz regulacje dotyczące ewidencji recept farmaceutycznych. Z perspektywy praktycznej uzasadnione wydaje się umieszczanie wszelkich informacji i danych o stanie pacjenta, które farmaceuta brał pod uwagę, w treści recepty farmaceutycznej oraz w ewidencji (w ramach „przyczyny wydania” recepty farmaceutycznej). W naszej ocenie nie ma przeszkód, aby dokumentacja towarzysząca stanowiła załącznik do ewidencji (jako szczegółowe wyjaśnienie przyczyn wydania recepty farmaceutycznej) – czytamy w analizie.
W ocenie ekspertów powyższe regulacje, w połączeniu z cytowanym powyżej art. 9 ust. 2 lit h. RODO składają się na podstawę prawną przetwarzania danych osobowych pacjentów w związku z wystawianiem przez farmaceutów recept oraz recept farmaceutycznych (czytaj również: Kara finansowa dla apteki za naruszenie przepisów RODO).
Jak długo przechowywać dokumenty?
Jak wskazują autorzy analizy, zgodnie z art. 96 ust. 4a P.f. recepty farmaceutyczne przechowuje się przez okres 5 lat, licząc od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym zostały zrealizowane. Niestety, przepisy prawa nie przewidują, jak długo należy przechowywać ewidencję recept farmaceutycznych oraz wykaz recept.
– Przepisy prawa przewidują, że dane osobowe można przetwarzać tak długo, jak istnieje podstawa prawna do prowadzenia tego procesu. Przykładowo, jeśli przepisy prawa nakazują przechowywać przez określony czas dokumentację zawierającą dane osobowe, po upływie tego okresu może nie być już podstaw do dalszego przechowywania tych danych osobowych (bo upłynął już czas, przez jaki prawo nakazywało przechowywanie dokumentacji). Brak określenia wyraźnych ram czasowych przechowywania ewidencji recept farmaceutycznych i wykazu recept nakazuje zatem poszukiwać analogii systemowych – analizują eksperci.
Ich zdaniem w grę wchodzą dwie takie analogie:
- okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych z tytułu czynu niedozwolonego (wyrządzenia szkody pacjentowi lub – w przypadku recept refundacyjnych – NFZ), tj. zasadniczo 10 lat
- okres przechowywania dokumentacji medycznej – zasadniczo 20 lat
Źródło: KW/OIA w Warszawie
